Refund & Cancellation Policy

This policy covers subscription fees for HRWork, paid by invoice through a CHIP payment link (see How payment works). It forms part of our Terms of Service.

1. How billing works

• Free trial: 14 days with full access. No card is needed and nothing is charged when the trial ends, so there is nothing to refund.
• Billing periods: monthly or yearly, paid in advance. Prices are in Ringgit Malaysia (RM) on our Pricing page.
• No automatic charges: we email an invoice for each new period and you pay it yourself. If you don't pay, you are not charged.

2. How to cancel

1. Email hello@hrwork.my (or WhatsApp +60 18-588 2459) from your company's admin account, with your company name and HRWork web address.
2. We confirm the cancellation in writing within 2 working days.
3. Your plan stays active until the end of the period you have paid for. We will not send any more invoices.

A cancellation is on time if you tell us before the next billing period starts. Cancelling does not delete your data; to close your account and delete data, see Account Deletion.

3. When we refund

Fees are non-refundable, including for a part-used period or unused months of a yearly plan, except in these cases:

• Duplicate or incorrect charge: if you paid the same invoice twice, or were charged more than the invoice amount, we refund the extra amount in full.
• Charge after an on-time cancellation: if you cancelled on time and were still charged for a later period, we refund that charge in full.
• Material reduction of the service: if we stop providing the service, or remove a core feature of your plan (such as payroll), during a period you have paid for, we refund the unused part of that period, pro-rated by day.
• When the law requires it: including any right you have under the Consumer Protection Act 1999.

Moving to a cheaper plan applies from your next billing period; the difference for the current period is not refunded.

4. How to request a refund

1. Email hello@hrwork.my with the subject "Refund request".
2. Include your company name, the invoice number, the payment date and amount, the CHIP receipt or transaction reference, and the reason.
3. We reply to confirm we have your request within 2 working days, and tell you our decision within 7 working days.
4. An approved refund goes back to the original payment method through CHIP within 14 working days of our decision. Your bank or card issuer may take a few more days to show it.

If you think a charge is wrong, please contact us before raising a dispute with your bank; we can usually fix it faster.

5. Mobile app

The HRWork mobile app is free and has no in-app purchases. If we ever sell anything inside the app, refunds for those purchases are handled by Apple (App Store) or Google (Google Play) under their own refund policies.

Bahasa Malaysia

Polisi ini meliputi yuran langganan HRWork yang dibayar melalui invois dengan pautan pembayaran CHIP (lihat Cara pembayaran). Ia sebahagian daripada Terma Perkhidmatan kami.

1. Cara bil berfungsi

• Percubaan percuma: 14 hari dengan akses penuh. Tiada kad diperlukan dan tiada caj apabila percubaan tamat, jadi tiada apa untuk dikembalikan.
• Tempoh bil: bulanan atau tahunan, dibayar di awal tempoh. Harga dalam Ringgit Malaysia (RM) di halaman Harga.
• Tiada caj automatik: kami e-mel invois bagi setiap tempoh baharu dan anda membayarnya sendiri. Jika anda tidak bayar, anda tidak dicaj.

2. Cara membatalkan

1. E-mel hello@hrwork.my (atau WhatsApp +60 18-588 2459) daripada akaun pentadbir syarikat anda, bersama nama syarikat dan alamat web HRWork anda.
2. Kami mengesahkan pembatalan secara bertulis dalam tempoh 2 hari bekerja.
3. Pelan anda kekal aktif sehingga akhir tempoh yang telah dibayar. Kami tidak akan menghantar invois lagi.

Pembatalan dikira tepat pada masanya jika anda memaklumkan kami sebelum tempoh bil seterusnya bermula. Pembatalan tidak memadam data anda; untuk menutup akaun dan memadam data, lihat Pemadaman Akaun.

3. Bila kami membuat bayaran balik

Yuran tidak dikembalikan, termasuk bagi tempoh yang sebahagiannya telah digunakan atau bulan yang belum digunakan dalam pelan tahunan, kecuali dalam keadaan berikut:

• Caj berganda atau salah: jika anda membayar invois yang sama dua kali, atau dicaj lebih daripada jumlah invois, kami memulangkan lebihan itu sepenuhnya.
• Caj selepas pembatalan tepat pada masanya: jika anda telah membatalkan tepat pada masanya tetapi masih dicaj bagi tempoh berikutnya, kami memulangkan caj itu sepenuhnya.
• Pengurangan perkhidmatan yang ketara: jika kami berhenti menyediakan perkhidmatan, atau membuang ciri utama pelan anda (seperti gaji), dalam tempoh yang telah anda bayar, kami memulangkan bahagian tempoh yang belum digunakan, secara pro-rata mengikut hari.
• Apabila dikehendaki undang-undang: termasuk sebarang hak anda di bawah Akta Perlindungan Pengguna 1999.

Pertukaran ke pelan yang lebih murah berkuat kuasa dari tempoh bil seterusnya; perbezaan bagi tempoh semasa tidak dikembalikan.

4. Cara memohon bayaran balik

1. E-mel hello@hrwork.my dengan subjek "Refund request".
2. Sertakan nama syarikat, nombor invois, tarikh dan jumlah bayaran, resit CHIP atau rujukan transaksi, dan sebabnya.
3. Kami mengesahkan penerimaan permohonan dalam tempoh 2 hari bekerja, dan memaklumkan keputusan dalam tempoh 7 hari bekerja.
4. Bayaran balik yang diluluskan dikembalikan ke kaedah pembayaran asal melalui CHIP dalam tempoh 14 hari bekerja selepas keputusan kami. Bank atau pengeluar kad anda mungkin mengambil beberapa hari lagi untuk memaparkannya.

Jika anda rasa sesuatu caj itu salah, sila hubungi kami sebelum membuat pertikaian dengan bank anda; kami biasanya dapat menyelesaikannya dengan lebih cepat.

5. Aplikasi mudah alih

Aplikasi mudah alih HRWork adalah percuma dan tiada pembelian dalam aplikasi. Jika kami menjual apa-apa dalam aplikasi pada masa hadapan, bayaran balik bagi pembelian tersebut dikendalikan oleh Apple (App Store) atau Google (Google Play) mengikut polisi bayaran balik mereka.